【マイナンバー制度】企業が個人番号を管理するポイントは安全管理措置

安全管理措置,概要,法案

企業がマイナンバー制度に従って個人番号を徹底して管理していかなければなりません。そのためには管理をしていくためのシステム構築や運用ルールの明確化などが必要になってくるのです。

スポンサーリンク

マイナンバー制度とは

ここで本制度の概要やメリットなどについておさらいさせていただきます。
前回の記事で概要やメリットを説明しておりますので、まずは一読をおすすめします。

マイナンバー制度って何なの?ということでメリットをまとめてみた
最近話題になっている「マイナンバー制度」ですが、この制度を使うことでどのようなメリットがあるのか、そしてどのようにして番号を管理して...

企業としてのマイナンバー管理

法案,セキュリティ,対策

個人番号の管理の重要性

2016年からマイナンバー制度が施行されました。
ずっと前から注目されていた制度だけあって、内容についてはよくわかっていなくてもそのことばについては一度は聞いたことがあると思います。
自分の手元にマイナンバーカードの通知が届いているかと思いますが、その番号というのはいろいろな用途で利用されますので、非常に大切な個人情報となります。
したがって単なる番号であると思って軽視していると情報が漏えいして悪用される可能性があるのです。
上記のように情報漏洩の対策をするためには、個人番号を徹底して管理していくことが重要となります。
なお、企業の個人番号の管理については特に徹底させるということが必要です。

企業の責任と安全管理措置

企業はすべての従業員のマイナンバーを把握し管理していくことになります。したがってもしこの管理を怠ってしまうとあっという間に従業員のマイナンバーが外部に漏えいしてしまうというおそれがあるのです。
そういうわけで、情報漏洩をを防止するために企業は「安全管理措置」といった対策をすることが必要になります。
この安全管理措置というのは「人的」、「組織的」、「技術的」および「物理的」の大きく分けて4つに分類されます。そして人的、組織的、技術的および物理的のそれぞれについて徹底して保護することによってマイナンバーの完全管理が可能となります。
1つの例として、マイナンバーに関係している業務を行うときに「アクセス制御」を行い、アクセスすることができる範囲を制限します。
このアクセス制御というのは、外部から不正にアクセスすることを防ぐためのセキュリティ対策となります。したがって、インターネットなどによって個人番号の漏えいを防止することができます。
こういった安全管理措置を徹底的に実施しないと、個人番号が外部に漏えいしてしまう可能性があるため、企業側に罰則が科されてしまうのです。
したがって企業の使命としてすべての従業員のマイナンバーを管理する必要があります。
企業は罰則を回避するためにも、徹底して安全管理措置を実施することが重要です。

IT部門や情報システム担当者の役割

個人情報,個人番号,システム

IT部門の責任範囲

企業は厚生年金、源泉徴収や雇用保険などのような帳票をまとめたり管理する義務があります。
ここのところをしっかりとわかっておくことで、IT部門はスムーズにマイナンバー制度を進めるにあたって、どういった役割をはたしていったらいいのか自然とわかってくるのではないでしょうか。
IT部門が責任を担うべき範囲というのは、新システムを導入し運用していくことやその改修があります。そしてさらにはそのシステムに関係するマニュアルなどの策定です。
マイナンバーを取り扱うことが想定される部門というのは、総務部門や営業部門が考えられます。IT部門は総務部門や営業部門の調整作業を行っていくことが求められるのです。

マイナンバー対策の手順

マイナンバー制度を実施していくためには、これからいろいろな手順を踏む必要があります。
私たち日本国民がその手順を一気に行っていくことになります。したがってなにかしらのトラブルが起こってしまうことが想定されます。
トラブルがなく手順をスムーズに進めていくためにも、IT部門がすべての従業員のガイドとなる役割があるのです。
それではIT部門は具体的にどのようなマイナンバー対策をしていけばよいでしょうか。
一般的にはIT部門に「情報システム担当者」がアサインされています。まず情報システム担当者は、マイナンバー制度の導入をしていくために事前準備として従業員の個人番号を収集するという作業があります。
そして、収集した個人番号を管理していくために、業務フローや管理システムの見直しなどをしていくことが必要となってきます。具体的には以下のような手順となります。


  1. マイナンバー制度の理解
  2. 個人番号を取り扱う業務の洗い出し
  3. 新たなシステムの導入
  4. ルールの明確化
  5. ルールの周知徹底

しかし、上記の手順にも懸念される問題点があります。その問題点というのは、企業によって業務フローが異なっていたりマイナンバー対策に取り組むことができる人数や時間が異なることです。そのため、企業によっては膨大な時間が必要になってしまいマイナンバー対策がなかなか進まない可能性があります。マイナンバー制度についてはどこの企業も初めての取り組みとなります。したがって新たなシステムを導入することで想定外の結果になってしまう可能性があります。できるだけ新システムを導入して問題なく運用していくためにもIT部門や情報システム担当者のサポートが重要となってくるのではないでしょうか。

おすすめの書籍

今までの記事でマイナンバー対策の重要性についてご説明しました。さらに詳細について理解したいという方のためにおすすめの書籍を以下にご紹介します。
現在、皆様が良かれと思いながら実施しているマイナンバー対策ですが、間違った対策をしている可能性があると主張している方がいらっしゃいます。
そのような主張をしている方というのは、「誤解だらけのマイナンバー対策」の著者、萩原京二さんです。

本書籍では社労士や外注システムなどに頼らず社員の個人情報を徹底的に管理していく方法について、どんな方でもわかりやすく、そして詳しく説明しています。
現在、インターネット上やメディアにおいて数多くの対策がしばしば紹介されています。しかし実は紹介された対策の中には間違ったことが数多くひそんでいると主張しております。
もしも、マイナンバーを漏えいさせてしまったら、企業は罰金、懲役、そして社会的信用度の低下など企業に深刻な被害を与えてしまうことになります。
本書では、まずマイナンバーの最も適した管理方法を見つけて、その管理を運用していくための方法を理解しやすく解説しています。

マイナンバー対策というものは個人番号を適正に管理していく方法です。
もしこの方法を間違ってしまうと、まったく意味がなくなってしまいます。
このタイミングで「誤解だらけのマイナンバー対策」をまずは読んでみて、適正な管理方法というのを理解しておくことが重要です。

スポンサーリンク

コメントをどうぞ

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA


このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください