マイナンバー対策ってどうすればいいの?その方法を教えます!

個人番号,12ケタ,管理
マイナンバーは何桁あるかご存知でしょうか?この個人番号はなんと12桁もあります。この12桁の番号はあらゆる用途に利用されるため、他の人に情報が漏れないようしっかり管理することが必要になります。それではどのように管理したらよいのでしょうか。

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マイナンバー対策

市役所,手続き

2016年1月から施行されているマイナンバー制度ですが、「マイナンバー対策」といったことばをよく聞くようになりました。
しかしながら、このことばについて不思議に感じている人がたくさんいるようです。
そういうわけでここでは、マイナンバー対策がなぜ必要かについてお話させていただきます。

ちなみに前回の記事も関連しておりますので、以下にご紹介します。

マイナンバー制度って何なの?ということでメリットをまとめてみた
最近話題になっている「マイナンバー制度」ですが、この制度を使うことでどのようなメリットがあるのか、そしてどのようにして番号を管理して...

なぜ対策が必要性なのか?

マイナンバー対策というのは、マイナンバーを利用するといった場合、より効率的にそしてより安全に個人番号を活用していくための対策ことを意味します。
そういったことがなぜ必要であるのかというと、マイナンバーの特徴が以下のように3つあるからです。

個人情報の増加

何らかの手続きのために書類に記載する場合、より明確に個人情報を記載しなければなりません。
言うまでもなくその書類にはマイナンバーも記載することが必要になります。また、自分のマイナンバーだけではなく、扶養親族のマイナンバーも記載が必要なときもあります。

識別が困難

例えば何も見ないで12桁のマイナンバーを記憶ことができるでしょうか?多分ほとんどの方が記憶することは困難だと思います。
したがって、かなり識別の困難な個人情報なので必要なときにすぐにわかるような管理をしておく必要があります。

安全な管理の義務付け

マイナンバーを管理していくことはとても重要なことだと思います。
もし個人番号の情報が漏えいしてしまったら、あっという間に個人情報が拡散されてしまうことになります。
そういうわけで、法律によって個人番号の管理が義務化されているのです。

上記3つの理由により、効率的にそしてより安全にマイナンバーを利用するためには適切な対策が不可欠なのです。

マイナンバー対策として必要なこと

住民票,戸籍謄本

まずは対策の必要性を把握すること

企業や個人にかかわらず、マイナンバー対策が必要になってくると思います。しかし、たぶんほとんどの方が、

対策するべきだということを理解しているけど、どうしたらいいのかイメージできない

と感じているのではないでしょうか。
マイナンバー制度の認知度についての世論調査結果から、大多数の方が「制度の内容まではわかっていない」と回答しているとのことです。
マイナンバーというのは上記でご説明したとおり12桁の数字です。
そのため、この個人番号を活用しようとした場合、12桁なのでものすごく取り扱いが難しいのではないでしょうか。
また、もし情報が漏えいしてしまうと、個人情報があっという間に拡散されてしまうといった可能性があります。そうすると悪用されてしまうことが想定されます。
したがってこのような情報漏洩を防止するために「マイナンバー対策」をしてしっかり管理をすることが必要になるのです。

具体的な対策

以下に企業のマイナンバー対策について具体例をご紹介します。

現状把握

マイナンバー対策をするためにまずしておきたいのは現状を把握することです。
まず現時点で実施されている業務において、マイナンバーが関係しているすべてのものを抽出していきます。
そして次に、それぞれの業務において個人番号をどのような手続きなどに利用しているのかを把握していきます。
最後に収集、提供、利用、および保管に関するフロー図を描画しておくことで管理しやすくなります。

問題の特定

業務フロー図を描いたらその図から改善すべきポイントを特定していくようにします。
この特定作業において、マイナンバー法に違反する可能性があるかどうかを確実に識別していくことが重要です。
この検証を怠ってしまうと予想外のところで法に抵触してしまう可能性がありますので、確実に検証するようにします。

対策の立案と実施

マイナンバー法に従っていろいろな点からリスクを回避しておくことが重要です。そして個人番号の管理を維持していく方法を確立し、実施していきます。

上記のことがすべて完了した後は、問題なくその個人番号を管理するシステムを運用できるよう整備していきます。

必ず対策を行うこと

マイナンバー対策というのはみんながしておくべき大切なことだと思います。
この対策を怠ってしまうと取り返しのつかない事態になる可能性があります。したがって必ずマイナンバー対策をすることが重要です。

マイナンバー対策用の商品

現在、上記の対策をするのに適した商品が販売されています。いろいろ商品がありますが、その中でコクヨステーショナリーがマイナンバー対策商品を販売しているのでご紹介します。
マイナンバーというのはいろいろな用途に使うことができる個人情報なので、この番号の管理を怠ってしまった場合、後戻りできないような事態になるかもしれません。
なおマイナンバー制度をずっと前から導入しているアメリカにおいては、マイナンバーが悪用されたという事例がたくさん報告されています。
このような事例を踏まえて、日本においてはマイナンバーの管理を徹底するよう義務付けているのです。
義務であるにもかかわらず管理を怠ってしまうと、200万円以下の罰金や約4年の懲役が科されてしまうことになるので気をつける必要があります。
特に企業においてはたくさんのマイナンバーを管理する必要があるため、より厳重に徹底した管理を行うことが必要です。

そういうわけで、「コクヨステーショナリー」ではマイナンバー管理に非常に役立つたくさんの商品を販売しているのでご紹介します。

コクヨステーショナリーという会社は、企業がマイナンバーを管理する際に取り組むことが必要な「利用」、「廃棄」、「収集」そして「提出」のひとつひとつの分野にマッチした商品を開発しています。

パソコンロックキット

パソコンが盗難された場合に情報が漏えいしてしまうことを防止するための商品です。

セキュリティスタンプ

公開する必要がない個人情報を秘密にするための商品です。

クリアホルダー

オフィスにおいて情報の漏えいを防止するための商品です。

上記でご紹介している商品はあくまで1部となります。それらの他にも便利な商品はたくさんあります。
マイナンバー対策というのはいろいろと手間がかかる手順を踏まなければならないことがよくあります。まず取り組むべきことは個人情報を管理していくために上記でご紹介したようなセキュリティ対策商品を整備することが重要になります。
独創的で便利な商品が揃っているコクヨステーショナリーで、企業のマイナンバーの漏えい対策をしてみてはいかがでしょうか。

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